Continuando nuestro post sobre como gestionar los datos personales, vamos a analizar en esta ocasión la manera en la que hay que tratar los datos de pacientes cuya última visita fue hace mucho tiempo.

La Ley de Protección de datos (LPD) dice que todos los datos del paciente (historia clínica, radiografías, modelos…) forman parte de la historia clínica y por tanto deben ser conservados íntegramente. Sin embargo, muchas veces nos encontramos con pacientes que ha pasado mucho tiempo desde la última vez que acudieron a nuestra consulta y nos surge la duda de qué hacer con esos datos. Otras veces es la falta de espacio físico en la consulta lo que hace replantearnos qué hacer con las historias antiguas. Esto es algo que ocurre de manera habitual con los modelos de ortodoncia en las clínicas dentales o los modelos de plantillas en los podólogos.

La LPD es clara en este sentido y nos dice que los datos deberán guardarse 5 años  desde la fecha del alta de cada proceso asistencial, es decir, 5 años después de haberse realizado el último tratamiento. Igualmente, el Código Civil, marca en 5 años el plazo de prescripción de las acciones personales de todo tipo sin plazo fijado. En este sentido se debe prestar atención al momento en que se realizó el último tratamiento o visita del paciente (que sería el plazo a partir del cual comenzarían a contar los 5 años), ya que esta cantidad de tiempo se modificó en 2015. Para los tratamientos realizados hasta 2005, está vigente la ley anterior, que indica que el fin de la obligación caduda en 15 años. Si lo último anotado es de después de octubre de 2005, la obligación sería de 15 años.

Si nos atenemos a los 15 años, muchas clínicas podrían sufrir un colapso de datos de los pacientes (cientos de radiografías o modelos). Sin embargo la Ley (y la Agencia de Protección de datos) permiten que la conservación de la historia pueda varias del soporte original, es decir, que abre la vía a, por ejemplo, escanear datos o radiografías. El advenimiento de los escáneres intraorales también permite escanear modelos dentales y poder así destruir el original, conservando esa copia.

Sin embargo la Ley indica que la prueba de que esos documentos sean originales recae en el responsable del fichero. Una buena idea para asegurar la veracidad de los datos sería ponerse en contacto con el paciente (una vez pasados esos 5 años) y decirle que vamos a escanear su historial para conservarlo o fotografiar/escanear sus modelos, enviándole una autorización para que nos de permiso. Una vez concedida hacemos la conversión y procedemos a destruir los originales. Eso si, es muy recomendable que esa destrucción sea llevada a cabo por una empresa de destrucción de documentos que nos garantice que los datos no quedan a la vista de nadie que pueda reconstruirlos. Lo mismo con los modelos, si los llevamos a un punto limpio (si son de escayola) hay que procurar que el nombre del paciente nos se vea en el mismo.

Son pasos muy sencillos que nos pueden evitar problemas con los paciente o con la Agencia.